Moderne werkplek versus traditionele werkplek

Het is maandagochtend en er start een nieuwe collega. Zijn laptop is nog niet klaar. De beheerder moet eerst software installeren, rechten instellen en een account voor de vpn aanmaken. De nieuwe medewerker zit intussen een halve dag te wachten.

Veel organisaties in het MKB herkennen dit. De werkplek is jarenlang meegegroeid met het bedrijf, maar niemand heeft scherp gekeken of de opzet nog past. Wat verandert er echt als je overstapt van een traditionele naar een moderne werkplek? Wij zien dat bij De Koning ICT elke week in de praktijk.

Hoe ziet een werkdag er in beide situaties uit?

Bij een traditionele werkplek ligt het zwaartepunt op kantoor. Bestanden staan op een lokale server in het eigen bedrijfsnetwerk en zijn alleen daar goed bereikbaar. Programma’s zijn op elke pc apart geïnstalleerd. Wie buiten kantoor werkt, zet eerst een vpn aan en hoopt op een stabiele verbinding.

Bij een moderne werkplek draait het om de persoon, niet om de locatie. Medewerkers loggen in met hun eigen account. Mail, chat, telefonie en bestanden staan in Microsoft 365. Op kantoor, thuis of bij een klant werkt iedereen op dezelfde manier.

Neem een accountmanager die bij een klant een offerte moet aanpassen. In de traditionele situatie staat het document op de server op kantoor. De vpn is traag en het bestand wil niet openen. In de moderne situatie opent hij het document via SharePoint op zijn laptop of telefoon en past het direct aan.

Het verschil zit dus niet in de laptop zelf. Het zit in alles wat eromheen is ingericht.

Beheer: handwerk of proactief?

Traditioneel beheer is vaak reactief. Een medewerker meldt een storing en de beheerder zoekt het uit. Updates draaien per pc en soms pas na weken. Een laptop die lang niet op kantoor was, loopt achter met oude software.

Moderne werkplekken beheer je centraal. Met Microsoft Intune stuur je apparaten aan, ook als ze bij mensen thuis staan. Instellingen en updates rol je in één keer uit naar alle werkplekken. Een beheerder ziet wat niet klopt voordat iemand er last van heeft.

Een voorbeeld maakt dit concreet. Een beveiligingsupdate op 120 pc’s handmatig installeren kost dagen. Je mist bovendien altijd een paar apparaten. Bij centraal beheer draait dezelfde update op de achtergrond en zie je direct welke apparaten nog ontbreken.

Bij onze werkplekken combineren we dit met proactief beheer. Medewerkers kunnen daarnaast terecht bij een ticketsysteem met persoonlijke ondersteuning. Ze hebben dus geen anonieme helpdesk, maar mensen die hun omgeving kennen.

Beveiliging: van kantoormuur naar identiteit

De traditionele werkplek vertrouwt op een muur rondom het kantoor. Er is een firewall en een antivirusprogramma. Dat werkte toen iedereen op kantoor zat. Zodra mensen buiten de muur werken, geeft één gestolen wachtwoord toegang tot veel te veel.

Bij een moderne werkplek controleer je elke inlogpoging. Meervoudige verificatie is standaard. Apparaten moeten aan eisen voldoen voordat ze bij bedrijfsdata kunnen. Bewaking op de werkplek zelf signaleert verdacht gedrag. Wij gebruiken hiervoor onder meer Intune, Huntress en Palo Alto Cortex.

Denk aan een phishingmail die een medewerker verleidt tot het invullen van zijn wachtwoord. In de traditionele situatie logt de aanvaller rustig in en merkt niemand het. In de moderne situatie blokkeert de extra verificatie de poging. Bewaking meldt bovendien dat er iets vreemds gebeurt.

Eerlijk is eerlijk: modern betekent niet automatisch veilig. Een slecht ingerichte omgeving in Microsoft 365 heeft ook gaten. Daarom horen training en goede instellingen erbij. Meer over onze aanpak lees je op de pagina over beveiliging.

Kosten: eenmalige investering of vast bedrag per maand?

Een traditionele werkplek vraagt grote investeringen. Servers gaan na een paar jaar aan vervanging toe. Dan volgt een project met hardware, licenties en uren. Het budget is moeilijk te voorspellen, omdat zo’n vervanging vaak ongelegen komt.

Bij een moderne werkplek betaal je per gebruiker per maand. Dat is voorspelbaarder, maar je moet licenties wel in de gaten houden. Betaal je voor accounts van mensen die allang weg zijn, dan loopt de rekening onnodig op. Goed beheer voorkomt dat.

De tabel hieronder zet de belangrijkste punten naast elkaar. Zo zie je in één oogopslag waar de verschillen zitten.

Een serverkast die aan vervanging toe is, vormt vaak het kantelpunt. Dan is het slim om te vragen of die server nog nodig is. Soms is het antwoord ja, bijvoorbeeld voor een specifieke applicatie. Hoe we daar de juiste keuze in maken, lees je bij onze oplossingen voor infrastructuur.

Overstappen zonder dat het werk stilvalt

Een overstap hoeft geen grote knal te zijn. Je begint met een inventaris. Welke bestanden, applicaties en apparaten gebruiken jullie nu? Wat moet blijven staan en wat kan naar de cloud?

Daarna migreer je in fasen. Eerst mail en bestanden, daarna apparaten en beveiliging. Zo blijft de organisatie gewoon werken. Een pilotgroep van een paar collega’s vangt de eerste verrassingen op voordat iedereen overgaat.

Hybride is prima. Een productiebedrijf kan bijvoorbeeld de machinesoftware op een eigen server laten draaien. Tegelijk werkt kantoorpersoneel volledig in Microsoft 365. Je hoeft dus niet alles te veranderen om toch winst te boeken.

Het laatste onderdeel wordt vaak onderschat: mensen meenemen. Een nieuwe werkplek werkt pas als medewerkers weten hoe ze die gebruiken. Een korte uitleg en een duidelijk aanspreekpunt maken veel verschil.

Wij doen dit werk al lang. Als partner van Microsoft sinds 25 jaar begeleidden we meer dan 50.000 werkplekmigraties. We werken zonder vendor lock in, dus je zit niet vast aan een keuze die niet meer bij je past.

Welke werkplek past bij jouw organisatie?

Voor de meeste organisaties met 50 tot 250 werkplekken wint de moderne werkplek op flexibiliteit, beheer en beveiliging. Een traditionele opzet kan nog steeds kloppen als je specifieke applicaties hebt die lokaal moeten draaien. Dan is een slimme mix vaak de beste route.

Twijfel je waar jouw organisatie nu staat? Dan denken we graag met je mee, zonder verplichtingen en zonder verkooppraatjes. Neem gerust contact op met De Koning ICT voor een eerlijk gesprek over jullie situatie.

Veelgestelde vragen over moderne werkplek versus traditionele werkplek

Is een moderne werkplek altijd goedkoper dan een traditionele?

Nee, niet altijd. De kosten verschuiven vooral van grote investeringen naar een vast maandbedrag. Dat maakt je budget voorspelbaarder. Of het ook goedkoper is, hangt af van je licenties, je hardware en hoe goed alles wordt beheerd.

Kan ik een traditionele werkplek stap voor stap omzetten?

Ja, dat kan. Veel organisaties beginnen met mail en bestanden in Microsoft 365. Daarna volgen het beheer van apparaten en de beveiliging. Applicaties die lokaal moeten blijven, kunnen op een eigen server blijven draaien.

Is een moderne werkplek veiliger dan een traditionele werkplek?

Dat kan, maar het is geen automatisme. Een goed ingerichte moderne werkplek controleert accounts en apparaten bij elke inlogpoging. Dat beschermt beter bij thuiswerken. Zonder goede instellingen en getrainde medewerkers blijven er wel risico’s bestaan.