Cloudwerkplek versus lokale werkplek

Het is maandagochtend en een medewerker meldt zich ziek. Zijn bestanden staan op de pc op kantoor. Een collega werkt thuis en wacht op een verbinding via VPN die weer eens niet wil. Ondertussen staat er een update klaar die niemand heeft ingepland.

Veel organisaties in het MKB herkennen dit. Dan komt de vraag op of je werkplek beter in de cloud kan staan of dat de lokale werkplek volstaat. Het antwoord hangt af van je manier van werken, je applicaties en je budget. Hieronder zetten we de verschillen op een rij, vanuit wat we dagelijks tegenkomen bij organisaties met 50 tot 250 werkplekken.

Wat is het verschil in de praktijk?

Bij een lokale werkplek staan programma’s en bestanden op de pc zelf of op een server die via het lokale netwerk in je eigen pand bereikbaar is. Updates, back-ups en rechten regel je ook lokaal. Je hebt alles dicht bij de hand, maar je bent er ook zelf verantwoordelijk voor.

Bij een cloudwerkplek staan data en applicaties in een online omgeving, bijvoorbeeld Microsoft 365 en Azure. Een medewerker logt in met zijn account en heeft direct zijn eigen werkomgeving. Welk apparaat hij gebruikt, maakt weinig uit.

Een voorbeeld maakt het concreet. Een boekhouder werkt op een vaste pc met lokale bestanden. Als de schijf kapotgaat, is het herstellen van data afhankelijk van de laatste back-up. Staat dezelfde boekhouder in een cloudwerkplek, dan pakt hij een andere laptop en logt hij in. Zijn bestanden en instellingen zijn er meteen weer.

Dat betekent niet dat de cloud altijd wint. Het betekent wel dat je andere vragen moet stellen. Niet alleen waar de data staat, maar vooral wie het beheert en hoe snel je weer kunt werken na een storing.

Wat kosten beide opties werkelijk?

Bij een lokale werkplek betaal je veel vooraf. Denk aan servers, licenties, netwerkapparatuur en een ruimte met stroom en koeling. Na vijf jaar moet je vaak opnieuw investeren. Zo’n vervangingsronde komt meestal op een ongelegen moment.

Een cloudwerkplek werkt met een vast bedrag per gebruiker per maand. Dat is voorspelbaar en je kunt makkelijk opschalen of afschalen. Een bedrijf dat in het voorjaar tien seizoenskrachten aanneemt, betaalt alleen voor de maanden dat zij werken.

Toch moet je ook hier goed rekenen. Cloudkosten lopen op als licenties niet bij het werk passen. Iemand die alleen mail en een paar documenten gebruikt, heeft geen duur pakket nodig. Een goede inventarisatie voorkomt dat je voor functies betaalt die niemand gebruikt.

Let ook op de kosten die niet op een offerte staan. Bij een lokale omgeving gaat veel tijd zitten in beheer, patches en het oplossen van storingen. Als de server uitvalt, ligt het werk stil. Die uren en die stilstand horen in je vergelijking, anders lijkt de lokale optie goedkoper dan hij is.

Een eerlijke vergelijking kijkt naar de totale kosten over vijf jaar. Neem hardware, licenties, beheer, stroom en de kosten van uitval mee. Pas dan zie je welke variant bij jouw situatie voordeliger is.

Beheer en beveiliging

Bij lokale werkplekken ligt het beheer vaak bij één of twee mensen. Zij houden pc’s actueel, controleren back-ups en lossen problemen op. Zodra een van hen op vakantie is, wordt het spannend. Updates blijven dan liggen, en verouderde software is een bekende route voor aanvallers.

Bij een cloudwerkplek kun je veel centraal regelen. Met Microsoft Intune beheer je laptops, apps en beveiligingsinstellingen vanaf één plek. Raakt een medewerker zijn laptop kwijt in de trein, dan wis je het apparaat op afstand. De bedrijfsgegevens zijn dan niet meer toegankelijk.

Een cloudwerkplek is niet automatisch veilig. Veel incidenten ontstaan door zwakke wachtwoorden of ontbrekende meervoudige authenticatie. Daarom hoort er monitoring bij. In onze moderne werkplek zetten we daarvoor onder meer Huntress in, naast back-up en herstel met AvePoint. Zo worden afwijkend gedrag en bedreigingen sneller opgemerkt.

Een lokale omgeving kan ook goed beveiligd zijn. Dat vraagt wel een firewall die op orde is, tijdig patchen en een betrouwbaar herstelplan. Hoe je beveiliging structureel aanpakt, lees je op onze pagina over beveiliging. Het draait uiteindelijk om discipline, ongeacht je keuze.

Flexibiliteit en werkervaring

De manier waarop mensen werken is veranderd. Medewerkers werken thuis, op locatie bij klanten of op een tweede vestiging. Een cloudwerkplek past daar natuurlijk bij. Iedereen werkt in dezelfde omgeving met dezelfde bestanden, waar ook ter wereld.

Neem een installatiebedrijf met monteurs onderweg. Met cloudopslag zien zij tekeningen en opdrachten direct op hun tablet. Bij een lokale server hebben ze een VPN nodig. Dat werkt vaak traag en valt soms uit op het slechtste moment.

De keerzijde is de afhankelijkheid van internet. Valt de verbinding weg, dan kan het werk in een cloudomgeving stilvallen. Een stabiele, goed opgezette internetverbinding is daarom geen luxe. Een netwerk dat bij je situatie past, maakt hier het verschil.

Ook de gebruikerservaring telt. Medewerkers willen snel kunnen werken zonder gedoe. Bij een goed ingerichte cloudwerkplek loggen ze in, openen hun apps en kunnen ze door. Bij een lokale pc is dat afhankelijk van de leeftijd en de staat van het apparaat. Een oude pc die vijf minuten opstart, kost elke dag productiviteit.

Wanneer een lokale werkplek nog past

Er zijn situaties waarin lokaal een prima keuze blijft. Denk aan een productiebedrijf met software die alleen met een lokale server werkt. Of een ontwerpbureau met zeer grote bestanden, waarbij uploaden naar de cloud te lang duurt. Ook op locaties met een zwakke internetverbinding is lokaal soms de enige werkbare optie.

In andere gevallen is een mix het beste. Je houdt bijvoorbeeld een bedrijfskritische applicatie lokaal en zet e-mail, documenten en samenwerking in de cloud. Zo profiteer je van beide werelden. Meer over de mogelijkheden voor serveromgevingen en cloudoplossingen lees je op onze pagina over infrastructuur.

De tabel hieronder zet de belangrijkste verschillen naast elkaar. Zo zie je in één oogopslag waar beide opties van elkaar afwijken.

Gebruik de tabel als startpunt, niet als eindoordeel. Jouw applicaties en werkwijze bepalen uiteindelijk wat het beste past.

Zo maak je de keuze

Begin met een lijst van alle applicaties die je medewerkers gebruiken. Markeer wat al in de cloud kan en wat echt lokaal moet blijven. Vaak blijkt dat het merendeel zonder problemen kan verhuizen.

Kijk daarna naar je werkpatroon. Hoeveel mensen werken buiten kantoor? Hoe vaak komt er een nieuwe collega bij? Hoe snel moet iemand na een storing weer aan de slag? Die antwoorden wegen vaak zwaarder dan technische voorkeuren.

Begin vervolgens klein met een pilot. Verhuis één afdeling of een kleine groep gebruikers en kijk wat goed gaat. Zo ontdek je knelpunten voordat je alle werkplekken aanpakt. Wij begeleiden dat graag stap voor stap.

Kies wat bij je organisatie past

Een cloudwerkplek is voor veel organisaties in het MKB een logische stap. Het geeft meer flexibiliteit, centraal beheer en voorspelbare kosten. Een lokale werkplek blijft zinvol bij specifieke applicaties of beperkte connectiviteit. Vaak is een combinatie het slimst.

De Koning ICT in Houten is al 25 jaar partner van Microsoft en voerde meer dan 50.000 werkplekmigraties uit. We werken zonder vendor lock in en kijken eerst naar wat jij nodig hebt. Wil je weten hoe dit voor jouw organisatie uitpakt? Lees meer over onze werkplekken of neem vrijblijvend contact met ons op.

Veelgestelde vragen over cloudwerkplek versus lokale werkplek

Is een cloudwerkplek altijd goedkoper dan een lokale werkplek?

Nee, dat hangt af van je situatie. Een cloudwerkplek heeft lagere startkosten en voorspelbare maandkosten. Maar met veel dure licenties of zware applicaties kan lokaal over vijf jaar goedkoper uitpakken. Reken daarom altijd de totale kosten door, inclusief beheer en uitval.

Kunnen medewerkers offline werken met een cloudwerkplek?

Gedeeltelijk wel. Met de desktopversies van Microsoft 365 kun je documenten openen en bewerken zonder verbinding. Zodra het internet terugkomt, synchroniseren de wijzigingen. Voor werk dat volledig online draait, heb je wel een verbinding nodig.

Kan ik een deel van mijn werkplek lokaal houden?

Ja, een hybride opzet is gebruikelijk. Je houdt een bedrijfskritische applicatie of een zware dataset lokaal. E-mail, documenten en samenwerking draaien in de cloud. Zo kies je per onderdeel de beste oplossing.