Microsoft 365 als moderne werkplek

Het is maandagochtend en je medewerkers zitten op drie plekken. De ene werkt thuis, de tweede zit op kantoor en de derde is bij een klant. Bestanden staan op een server die alleen via VPN werkt. Een offerte bestaat in vier versies, in vier mailboxen. Het tafeltelefoontje op kantoor rinkelt, maar niemand neemt op.

Veel bedrijven in het MKB herkennen dit. Vaak hebben ze Microsoft 365 al, maar gebruiken ze het als losse verzameling programma’s. Dan merk je weinig van de voordelen. Dit artikel laat zien hoe je Microsoft 365 inzet als echte basis van je werkplek, met oog voor beveiliging en beheer.

Wat bedoelen we met Microsoft 365 als werkplek?

Een werkplek is niet meer een bureau met een computer. Het is alles wat je medewerkers nodig hebben om hun werk te doen, waar ze ook zijn. Dat zijn een laptop, een account, toegang tot bestanden, een manier om te bellen en te overleggen, en een veilige verbinding met je bedrijfsgegevens.

Microsoft 365 brengt die onderdelen samen onder één inlog. Een medewerker start de laptop op, logt in en heeft direct zijn mail, agenda, bestanden en chat. Er is geen aparte inlog voor het bestandssysteem en geen losse telefoonapp.

Het verschil met een traditionele werkplek zit in de plek waar alles staat. Bij een traditionele opzet staat het meeste op een lokale server of op de laptop zelf. Bij Microsoft 365 staat het in de cloud. Daardoor werkt een medewerker op kantoor net zo makkelijk als thuis, zonder omwegen.

Een voorbeeld: een bedrijf met 80 medewerkers neemt een nieuwe collega aan. Met een traditionele opzet kost het dagen om accounts, mappen en rechten te regelen. Met een goed ingerichte omgeving in Microsoft 365 staat de laptop binnen een uur klaar. De collega logt in en vindt precies de bestanden en teams die bij de functie horen.

De onderdelen die samen het verschil maken

Microsoft 365 is geen enkel programma. Het is een set diensten die op elkaar aansluiten. Wie ze los gebruikt, mist het grootste voordeel. De tabel hieronder laat zien welk probleem elk onderdeel oplost.

Het mooie is dat deze onderdelen elkaar versterken. Een bestand in Teams staat eigenlijk in SharePoint. De rechten komen uit je accountbeheer. Het apparaat waarop iemand werkt, wordt gecontroleerd door Intune voordat het bij die bestanden mag.

Dat vraagt wel om een doordachte inrichting. Zonder plan groeit een omgeving vaak uit tot een wirwar van teams, mappen en rechten. Zo wordt iedereen langzaam en blijft niemand meer overzicht houden.

Beveiliging hoort in het fundament

Werken vanaf elke plek brengt risico’s mee. Een laptop kan in de trein achterblijven. Een medewerker kan op een phishingmail klikken. Een wachtwoord kan in een gelekte database opduiken. Je kunt die risico’s niet wegnemen, maar je kunt ze wel klein houden.

Het begint bij de basis. Meerfactorauthenticatie staat aan voor iedereen. Apparaten moeten voldoen aan vaste eisen voordat ze bij bedrijfsgegevens mogen. Schijfversleuteling staat aan, zodat een kwijtgeraakte laptop geen datalek wordt. Dat regel je met Microsoft Intune, en het kost je medewerkers nauwelijks extra moeite.

Daarna volgt bewaking. De Koning ICT combineert Microsoft 365 binnen Modern workplace+ met Huntress. Dat is een dienst die verdachte activiteit op werkplekken opspoort. Stel dat een aanvaller via een gestolen account inlogt. Een goede monitoring ziet dat dit niet bij het normale patroon past en kan snel ingrijpen.

Techniek alleen is niet genoeg. Medewerkers zijn vaak de laatste verdedigingslinie. Een korte training over phishing en social engineering levert meer op dan je denkt. Wie leert hoe een nepmail eruitziet, klikt minder snel. Meer over de aanpak van De Koning ICT lees je op de pagina over beveiliging.

Het bedrijf heeft een certificering volgens ISO 27001. Dat betekent dat ook de eigen manier van werken aan strenge beveiligingseisen voldoet. Voor een klant die gevoelige gegevens verwerkt, geeft dat extra houvast.

Backup en beheer: wat Microsoft niet voor je regelt

Een veelgehoorde misvatting is dat Microsoft ook je data veiligstelt. Microsoft zorgt ervoor dat de dienst beschikbaar is. Maar jij blijft verantwoordelijk voor de gegevens die je erin zet. Verwijdert een medewerker per ongeluk een map, of wist een kwaadwillende collega bestanden? Dan ben je vaak zelf aan zet.

Daarom hoort een aparte backup bij een volwassen werkplek. De Koning ICT gebruikt hiervoor AvePoint. Daarmee kun je mailboxen, bestanden en teams terugzetten, ook als de standaardbewaartermijn van Microsoft is verlopen.

Denk aan een financieel medewerker die een volledige map met jaarstukken verwijdert. Dit merkt niemand tot de accountant erom vraagt, maanden later. Zonder externe backup is die map mogelijk weg. Met een goede backup staat alles binnen korte tijd terug.

Dan is er het dagelijkse beheer. Licenties moeten kloppen, nieuwe medewerkers hebben een account nodig en updates moeten uitgerold worden. Gaat er iets mis, dan wil een medewerker snel een mens spreken. Bij De Koning ICT lopen vragen via een ticketsysteem, met persoonlijke ondersteuning. Medewerkers zijn dus geen nummertje en de beheerder kent de omgeving.

Dat laatste telt zwaarder dan het lijkt. Een beheerder die jouw omgeving kent, lost problemen sneller op. Hij weet waarom een bepaalde instelling bestaat en wat er in het verleden is gebeurd.

De overstap in de praktijk

Een overstap naar Microsoft 365 als werkplek is geen kwestie van een knop omzetten. Goed voorbereid verloopt het soepel. Slecht voorbereid krijg je weken gedoe en ontevreden medewerkers.

De eerste stap is inventariseren. Welke bestanden staan waar? Welke programma’s gebruikt iemand dagelijks? Welke koppelingen met andere systemen zijn nodig? Het antwoord bepaalt hoe je de omgeving opbouwt en wat je meeneemt.

De tweede stap is een plan voor de migratie. Mail, bestanden en accounts gaan stap voor stap over, liefst buiten kantooruren. Een bedrijf met 120 medewerkers kan bijvoorbeeld per afdeling overstappen. Dan blijft het werk doorlopen en kan het team leren van de eerste groep. De Koning ICT heeft meer dan 50.000 werkplekmigraties begeleid, en die ervaring helpt om valkuilen vooraf te zien.

De derde stap wordt vaak vergeten: de mensen. Een nieuwe omgeving werkt pas als medewerkers weten hoe ze die gebruiken. Een korte uitleg per afdeling, met voorbeelden uit hun eigen werk, werkt beter dan een algemene presentatie. Laat medewerkers ook weten waar ze terechtkunnen met vragen.

Heb je daarnaast nog lokale servers of een netwerk dat niet meer past bij een cloudwerkplek? Dan kijk je naar het geheel. Een werkplek in de cloud vraagt een stabiel netwerk en soms een slimme koppeling met bestaande systemen. Op de pagina over infrastructuur lees je hoe dat past.

Een werkplek die gewoon werkt

Microsoft 365 is pas een moderne werkplek als alle onderdelen samenwerken. Dat betekent een slimme inrichting, goede beveiliging, een backup en beheer door mensen die je kent. Dan werkt je team overal even prettig en loop je minder risico.

De Koning ICT is al 25 jaar partner van Microsoft en werkt zonder vendor lock in. Wil je weten wat dit voor jouw organisatie betekent? Kijk dan eens op de pagina over werkplekken. Je ziet daar hoe Modern workplace+ is opgebouwd en welke begeleiding erbij hoort.

Veelgestelde vragen over microsoft 365 als moderne werkplek

Is Microsoft 365 alleen geschikt voor grotere bedrijven?

Nee. Juist bedrijven in het MKB met 50 tot 250 werkplekken profiteren er veel van. Je hebt geen eigen mailserver of bestandsserver meer nodig. Je betaalt per gebruiker en kunt makkelijk groeien of krimpen. Belangrijk is wel dat de omgeving goed wordt ingericht en beheerd.

Moet ik mijn backup apart regelen als ik Microsoft 365 gebruik?

Dat is verstandig. Microsoft zorgt voor de beschikbaarheid van de dienst, maar niet voor het terugzetten van alles wat je zelf verwijdert of verliest. Een aparte backup, bijvoorbeeld met AvePoint, geeft je een vangnet bij foutjes, aanvallen en opzettelijk verwijderde gegevens.

Kan ik ook bellen via Microsoft 365?

Ja. Met Teams Telefonie bel je via je laptop of mobiel met het zakelijke nummer. Medewerkers blijven bereikbaar, ook als ze thuiswerken. Je hebt dan geen aparte telefooncentrale meer nodig. De Koning ICT regelt de koppeling en de inrichting als onderdeel van Modern workplace+.