Microsoft 365 gebruik monitoren

Je betaalt elke maand voor Microsoft 365, maar weet je ook wat je medewerkers ermee doen? Veel organisaties kijken pas naar hun omgeving als er iets misgaat. Een medewerker meldt een vreemde inlogpoging. Of de licentiefactuur blijkt hoger dan verwacht. Dan zoek je achteraf naar antwoorden die je eerder had kunnen hebben.

Monitoren hoeft geen dagtaak te zijn. Met een paar vaste rapporten en een heldere routine zie je wat er speelt. Hieronder lees je waar je moet kijken, hoe je de cijfers duidelijk leest en wat je ermee doet.

Waarom monitoren meer is dan cijfers verzamelen

Het gebruik van Microsoft 365 vertelt je veel over je organisatie. Het laat zien welke teams goed samenwerken en welke teams nog met losse bijlagen mailen. Het laat ook zien waar risico’s ontstaan binnen je netwerk en infrastructuur. Een account dat nooit meer inlogt, kan een open deur zijn.

Neem een bedrijf met 120 medewerkers dat vorig jaar Teams heeft uitgerold. Na drie maanden blijkt dat de helft nog steeds via e-mail overlegt. Zonder meting merk je dat niet. Met een simpel gebruiksrapport zie je het binnen een minuut.

Monitoren heeft dus drie doelen. Je wilt veilig blijven, kosten onder controle houden en zien of de investering werkt. Elk doel vraagt om andere gegevens. Begin daarom niet met alles meten, maar met de vraag welke beslissing je wilt kunnen nemen.

Bij De Koning ICT zien we in de praktijk vaak dat organisaties wel rapporten hebben, maar er niemand naar kijkt. Een rapport zonder eigenaar helpt niemand. Spreek dus af wie de cijfers bekijkt en hoe vaak.

Welke rapporten je in het beheercentrum vindt

In het Microsoft 365 beheercentrum staat een rubriek met gebruiksrapporten. Daar zie je per dienst hoeveel mensen actief zijn. Denk aan Exchange, OneDrive, SharePoint en Teams. Je kunt de periode kiezen, bijvoorbeeld de afgelopen 30 of 180 dagen.

Let op een instelling die vaak voor verrassing zorgt. Microsoft verbergt in deze rapporten standaard de namen van gebruikers. Je ziet dan codes in plaats van namen. Dat is bewust gedaan vanwege privacy. Als beheerder kun je dit aanpassen, maar doe dat alleen met een goede reden en na overleg.

De onderstaande tabel geeft een overzicht van de belangrijkste bronnen en waarvoor je ze gebruikt. Per bron zie je ook een voorbeeld van een concrete actie.

Je hoeft niet alles elke week te bekijken. Gebruiksrapporten en licenties zijn prima maandelijks. Inlogactiviteit en beveiligingsmeldingen vragen om vaker aandacht.

Inlogactiviteit en beveiliging in de gaten houden

De inloglogboeken zijn voor veel organisaties de belangrijkste bron. Ze laten zien wie wanneer inlogt, vanaf welk apparaat en vanaf welke locatie. Zo ontdek je afwijkingen die een aanval kunnen verklappen.

Een voorbeeld uit de praktijk. Een medewerker in Utrecht logt elke dag tussen acht en zes in. Plotseling is er een inlogpoging om drie uur ’s nachts vanuit een ander land. Dat hoeft geen aanval te zijn, maar het is wel een signaal dat je serieus moet nemen. Je belt de medewerker, controleert het apparaat en wijzigt zo nodig direct het wachtwoord.

Naast afwijkende inlogtijden zijn er andere signalen die aandacht verdienen. Let ook op deze patronen:

• Veel mislukte inlogpogingen op één account
• Accounts die al maanden niet zijn gebruikt maar nog actief zijn
• Nieuwe regels in postvakken die mail automatisch doorsturen
• Beheerdersrechten bij mensen die ze niet nodig hebben

Het doorsturen van mail is een klassieker. Aanvallers stellen een verborgen regel in en lezen wekenlang mee. Een controle op nieuwe doorstuurregels vangt dat vroeg af.

Bewaartermijnen zijn een punt van aandacht. Logboeken worden niet eeuwig bewaard en de termijn hangt af van je licentie. Als je een incident pas na een paar maanden ontdekt, kan het bewijs al weg zijn. Weet dus vooraf hoe lang jouw logboeken beschikbaar blijven.

Monitoring werkt het best als onderdeel van een bredere aanpak. Op onze pagina over beveiliging lees je hoe we dit samen met werkplekbeveiliging en incident management inrichten.

Licenties en adoptie: zie waar je geld laat liggen

Licenties vormen voor de meeste bedrijven de grootste kostenpost binnen Microsoft 365. Toch zie je regelmatig dat ze niet kloppen met de werkelijkheid. Medewerkers vertrekken, maar hun licentie blijft doorlopen. Of iemand heeft een duur pakket terwijl hij alleen mail en Word gebruikt.

Een simpel voorbeeld. Een organisatie met 150 gebruikers heeft er twaalf die al 90 dagen niet zijn ingelogd. Dat zijn twaalf licenties die je per maand betaalt zonder dat iemand ze gebruikt. Eén blik op het rapport met laatste activiteit maakt dat zichtbaar.

Kijk ook naar adoptie. Heb je Teams, SharePoint en OneDrive in gebruik genomen, dan wil je weten of mensen dat ook echt benutten. Een paar vragen helpen je verder:

Welk percentage van de medewerkers is wekelijks actief in Teams? Worden bestanden nog per mail verstuurd of via een gedeelde link? Welke afdelingen blijven achter?

Let op dat een lage score niet altijd een probleem is. Een buitendienstmedewerker gebruikt SharePoint misschien nauwelijks, en dat is prima. Vergelijk daarom groepen met vergelijkbaar werk. Gebruik de cijfers om het gesprek te starten, niet om iemand af te rekenen.

Privacy en een vaste routine

Monitoren raakt aan privacy. Je kijkt naar gedrag van mensen, ook al zijn het werkaccounts. Wees daarom open over wat je meet en waarom. Leg in een korte interne afspraak vast welke gegevens je bekijkt en voor welk doel. Beveiliging en licentiebeheer zijn legitieme doelen. Het controleren van individuele productiviteit is een heel andere discussie.

Beperk ook wie toegang heeft tot de logboeken. Niet iedere beheerder hoeft alle gegevens te zien. Geef mensen de rechten die ze voor hun taak nodig hebben, en niet meer.

Dan de routine. Een werkbare opzet ziet er zo uit:

Wekelijks: inlogafwijkingen, beveiligingsmeldingen en nieuwe beheerdersrechten. Maandelijks: licentiegebruik, inactieve accounts en gebruiksrapporten. Per kwartaal: adoptiecijfers, Secure Score en een korte terugkoppeling aan de directie.

Zet deze momenten in de agenda van een vaste persoon. Noteer bij elk moment wat je hebt gezien en welke actie volgt. Na een paar maanden heb je een eigen overzicht van wat normaal is in jouw organisatie. Dat maakt afwijkingen veel sneller zichtbaar.

Heb je geen eigen ICT afdeling, dan kun je deze taak beleggen bij een beheerpartner. Dat past bij proactief beheer van werkplekken, waarbij problemen worden gesignaleerd voordat gebruikers ze merken. Meer over onze aanpak lees je op de pagina over werkplekken.

Begin klein en houd het vol

Je hoeft niet meteen een dashboard met twintig grafieken te bouwen. Kies drie dingen die voor jouw organisatie het meest tellen. Voor de meeste bedrijven zijn dat inlogafwijkingen, ongebruikte licenties en het gebruik van Teams en SharePoint. Bekijk die vaste cijfers elke maand en handel er direct naar.

Wil je weten wat er in jouw Microsoft 365 omgeving gebeurt of hulp bij het inrichten van een vaste routine? De Koning ICT denkt graag met je mee. We kijken eerlijk naar wat past bij jouw organisatie, zonder dat je vastzit aan één leverancier en zonder onnodige extra’s.

Veelgestelde vragen over microsoft 365 gebruik monitoren

Hoe vaak moet ik mijn Microsoft 365 omgeving controleren?

Dat hangt af van het onderwerp. Beveiligingsmeldingen en afwijkende inlogpogingen bekijk je het liefst wekelijks, of laat je automatisch signaleren. Licenties en gebruiksrapporten volstaan meestal maandelijks. Adoptiecijfers en de beveiligingsscore bekijk je per kwartaal.

Mag ik als werkgever het gebruik van medewerkers monitoren?

Ja, als je een duidelijk en gerechtvaardigd doel hebt, zoals beveiliging of licentiebeheer. Wees open over wat je meet en leg het vast in een interne afspraak. Het volgen van individueel gedrag zonder goede reden gaat te ver. Twijfel je over de regels, vraag dan advies aan een privacyspecialist of je functionaris gegevensbescherming.

Heb ik speciale licenties nodig om het gebruik te monitoren?

De basisrapporten in het beheercentrum zijn beschikbaar bij de gangbare Microsoft 365 abonnementen. Voor uitgebreidere functies, zoals langere bewaartermijnen van logboeken of geavanceerde beveiligingsmeldingen, heb je vaak een hoger pakket of aanvullende licentie nodig. Controleer daarom eerst wat jouw huidige abonnement al biedt voordat je extra uitgeeft.