Kosten van een moderne ICT-werkplek

Een offerte voor nieuwe werkplekken ziet er vaak simpel uit. Je ziet een bedrag per gebruiker per maand, soms met een laptop erbij. Een paar maanden later duiken er extra posten op. Denk aan backup, beveiliging, telefonie of hulp bij de overstap. Dan blijkt de goedkoopste offerte niet de goedkoopste oplossing.

Dat maakt budgetteren lastig, zeker voor een organisatie met 50 tot 250 werkplekken. Je wilt weten waar je aan toe bent, zonder verrassingen achteraf. Daarom lopen we hier de kostenposten stap voor stap langs, vanuit wat we in de praktijk bij De Koning ICT tegenkomen.

Waar bestaan de kosten van een moderne werkplek uit?

Een moderne werkplek is meer dan een laptop met Office erop. Het is een combinatie van licenties, hardware, beveiliging, een stabiel bedrijfsnetwerk, beheer en ondersteuning. Elk onderdeel heeft een eigen kostenpost en een eigen logica.

Licenties vormen meestal de basis. Denk aan Microsoft 365 met mail, Teams, SharePoint en OneDrive. Ook telefonie kan hierbij horen. Bij onze Modern workplace+ loopt bellen via Teams, zodat een aparte telefooncentrale niet meer nodig is. Die besparing zie je pas terug als je de oude abonnementen echt opzegt.

Hardware is de tweede post. Het gaat om laptops, dockingstations, monitoren en headsets. Een administratief medewerker heeft andere apparatuur nodig dan een tekenaar met zware software. Een bedrijf met 80 medewerkers koos eens één standaardlaptop voor iedereen. De helft had te weinig vermogen, de andere helft betaalde voor meer dan nodig. Het gevolg waren klachten en apparaten die te vroeg vervangen moesten worden.

Dan blijven beveiliging en beheer over. Dit zijn bijvoorbeeld bescherming tegen aanvallen, backup van Microsoft 365 gegevens en een helpdesk waar medewerkers terecht kunnen. Wij werken hiervoor met onder meer Huntress en AvePoint, binnen een werkplekomgeving die proactief wordt beheerd. Deze kosten zijn minder zichtbaar dan een laptop. Ze bepalen wel hoe vaak er iets misgaat en hoe snel het is opgelost.

Eenmalige en terugkerende kosten uit elkaar halen

Veel budgetten lopen mis doordat eenmalige en terugkerende kosten door elkaar worden gehaald. Een laptop betaal je één keer per vervangingsronde. Een licentie of beheerabonnement loopt elke maand door. Wie alleen naar het eerste jaar kijkt, krijgt een vertekend beeld.

De tabel hieronder zet de belangrijkste posten naast elkaar. Zo zie je in één oogopslag welke kosten eenmalig zijn en welke terugkomen.

Een voorbeeld maakt het concreet. Een organisatie met 120 werkplekken schaft in één keer nieuwe laptops aan. Dat geeft een flinke piek in het budget, terwijl de maandelijkse kosten daarna laag lijken. Drie jaar later staat dezelfde piek weer voor de deur, omdat niemand heeft gespaard.

Een alternatief is om hardware en beheer te bundelen in een abonnement. Dan spreid je de kosten en weet je maandelijks waar je aan toe bent. Let er dan wel op wie eigenaar van de apparatuur is en wat er na afloop gebeurt. Zo voorkom je dat je vastzit aan één leverancier, iets waar wij bewust niet aan meedoen.

Kosten die in een offerte vaak ontbreken

Sommige posten staan zelden in een eerste offerte. Dat komt niet altijd door onwil. Vaak zijn ze simpelweg nog niet besproken. Toch tellen ze mee in de werkelijke prijs.

De eerste is de overstap zelf. Mailboxen, bestanden, rechten en printers moeten netjes worden overgezet. Bij een bedrijf van 25 medewerkers ging dat mis omdat de planning geen rekening hield met een drukke week. Een deel van het team zat een dag zonder toegang tot gedeelde mappen. Dat kost werkuren, ook al staat het nergens op een factuur.

De tweede is het netwerk. Een moderne werkplek werkt alleen goed als wifi en internetverbinding het aankunnen. Videobellen met twintig mensen tegelijk vraagt meer dan mailen. Wie hier niet naar kijkt, koopt nieuwe laptops en krijgt toch klachten over traagheid. Een blik op de netwerkomgeving vooraf voorkomt dat.

De derde is training. Nieuwe tools worden pas rendabel als mensen ze gebruiken. Zonder uitleg blijven medewerkers bij oude gewoontes, zoals bijlagen mailen in plaats van delen via SharePoint. Dan betaal je voor functies die niemand benut.

Tot slot zijn er de kosten van het afvoeren van oude apparaten. Data moet aantoonbaar worden gewist en apparatuur moet netjes worden ingeleverd. Dat is geen grote post, maar je vergeet hem gemakkelijk.

Zo vergelijk je offertes eerlijk

Twee offertes zijn zelden direct te vergelijken. Eén partij rekent een laag bedrag per gebruiker, maar laat backup en support weg. De ander lijkt duurder, maar heeft alles erin zitten. Vergelijk daarom op inhoud, niet op het totaalbedrag.

Begin met een lijstje vragen. Stel ze aan elke partij en leg de antwoorden naast elkaar:

• Wat zit er wel en niet in het maandbedrag?
• Welke supporttijden gelden en wat gebeurt er bij een storing buiten kantooruren?
• Is backup van Microsoft 365 data inbegrepen?
• Hoe is de beveiliging van de werkplekken geregeld?
• Wat is de opzegtermijn en kun je je gegevens makkelijk meenemen?

Een voorbeeld uit de praktijk. Een transportbedrijf kreeg twee offertes, waarvan één een stuk lager per gebruiker. Bij doorvragen bleek dat daar geen backup van mail en bestanden in zat. Ook was alleen ondersteuning op werkdagen overeengekomen. Na het optellen van die extra onderdelen lag de goedkoopste offerte hoger dan de andere.

Let ook op de beveiliging. Die hoort bij de werkplek en niet bij een aparte projectpost. Bij De Koning ICT is beveiliging een vast onderdeel van het gesprek, omdat een goedkope werkplek die gehackt wordt uiteindelijk het duurst is. Onze ISO 27001 certificering laat zien dat we hier structureel mee bezig zijn.

Waar je verstandig bespaart, en waar niet

Besparen kan, maar niet overal even slim. Sommige keuzes verlagen de kosten zonder kwaliteitsverlies. Andere verschuiven het probleem alleen naar later.

Standaardiseren is de eenvoudigste winst. Werk met twee of drie werkplekprofielen, bijvoorbeeld kantoor, mobiel en zwaar. Zo koop je gerichter in en wordt beheer eenvoudiger. Dat scheelt ook in de supporturen, omdat de helpdesk minder verschillende situaties hoeft op te lossen.

Ook licenties verdienen aandacht. Medewerkers die vertrekken houden soms maandenlang een licentie. Of iemand heeft een duurder pakket dan nodig is. Een jaarlijkse controle op gebruik levert vaak direct geld op.

Proactief beheer is een derde punt. Het klinkt als extra kosten, maar het voorkomt dure incidenten. Een updatebeleid dat automatisch loopt, zorgt voor minder uitval dan reageren als er iets kapot is. Onze ervaring is dat mensen minder tickets indienen wanneer de basis op orde is.

Waar je niet op bezuinigt, is beveiliging en backup. Een bedrijf dat hierop bespaarde, verloor bij een ransomwareaanval dagen aan werk. Het herstel kostte meer dan jaren van de beveiligingsabonnementen bij elkaar. Besparen op deze lagen is dus risico kopen en geen budget winnen.

Denk tot slot ook aan de omgeving waar de werkplek op draait. Of je data in de cloud, on premise of hybride staat, beïnvloedt de maandelijkse kosten. De keuze voor de juiste infrastructuur hoort dus bij dezelfde rekensom.

Kosten die je vooraf kunt voorspellen

Een moderne werkplek hoeft geen onvoorspelbare kostenpost te zijn. Als je alle onderdelen vooraf op een rij zet, zie je wat eenmalig is en wat terugkomt. Je weet dan ook welke posten je zelf kunt sturen. Een vaste prijs per werkplek met duidelijke afspraken geeft rust, omdat je niet bij elke vraag een nieuwe factuur verwacht.

Wil je weten wat dit voor jouw organisatie betekent? De Koning ICT kijkt graag met je mee naar je huidige situatie en maakt de kosten inzichtelijk, zonder verplichtingen. Een kort gesprek is vaak genoeg om te zien waar de grootste winst zit.

Veelgestelde vragen over kosten van een moderne ict-werkplek

Wat kost een moderne ICT werkplek per medewerker?

Daar bestaat geen vast bedrag voor. De prijs hangt af van de licenties, de hardware, het beveiligingsniveau en de mate van beheer. Een kantoormedewerker kost minder dan iemand die met zware software werkt. Het beste begin je met een inventarisatie van wat je mensen nodig hebben. Daarna kun je per profiel een realistische prijs bepalen.

Is een abonnement goedkoper dan zelf aanschaffen?

Niet altijd, maar een abonnement maakt de kosten wel voorspelbaar. Zelf aanschaffen geeft een grote uitgave op één moment, plus losse kosten voor beheer en vervanging. Bij een abonnement betaal je maandelijks, vaak inclusief support. Vergelijk daarom over een periode van drie tot vijf jaar en kijk wat er precies in zit.

Hoe houd ik de kosten beheersbaar als mijn bedrijf groeit?

Werk met standaard werkplekprofielen en maak afspraken over de prijs per extra gebruiker. Zo weet je bij elke nieuwe medewerker wat het kost. Controleer ook regelmatig of alle licenties nog worden gebruikt. Een partner die je omgeving goed kent, kan hierbij helpen omdat hij ziet waar kosten onnodig oplopen.