Microsoft 365 centraal beheren

Een medewerker vertrekt, maar zijn account blijft nog maanden actief. Een nieuwe collega wacht drie dagen op een laptop die goed is ingesteld. Iemand maakt zelf een eigen omgeving in Teams aan en deelt die met externen. Stuk voor stuk zijn het kleine zaken. Samen laten ze zien dat niemand echt overzicht heeft over Microsoft 365.

Veel organisaties in het MKB herkennen dit. Het beheer groeit mee met het bedrijf, maar zonder duidelijk plan. Een deel doet de office manager, een deel een externe specialist en de rest gebeurt niet. Hieronder lees je hoe centraal beheer werkt en wat het oplevert.

Waarom losse beheerstaken problemen opleveren

Microsoft 365 bestaat uit veel onderdelen die samen met je bedrijfsnetwerk de basis van je digitale werkomgeving vormen. Denk aan Exchange, Teams, SharePoint, OneDrive en Intune. Elk onderdeel heeft eigen instellingen. Als meerdere mensen die onafhankelijk van elkaar aanpassen, ontstaat een lappendeken.

Een voorbeeld uit de praktijk is een bedrijf met 120 medewerkers waar vier mensen beheerdersrechten hebben. Eén van hen verandert de deelinstellingen in SharePoint. Een ander past het mailbeleid aan. Niemand legt vast wat er is gewijzigd. Een halfjaar later weet niemand meer waarom bepaalde mensen wel bestanden extern kunnen delen en anderen niet.

Centraal beheren betekent dat er één vaste aanpak is. Je weet wie wat mag wijzigen en hoe wijzigingen worden vastgelegd. Ook is duidelijk wie er verantwoordelijk is als er iets misgaat. Dat klinkt streng, maar het geeft vooral rust.

Eén plek voor identiteiten en rechten

Alles begint bij de gebruikersaccount. Wie bij je organisatie hoort, krijgt een account en bepaalde rechten. Wie vertrekt, verliest die direct. Als dit handmatig en versnipperd gaat, glipt er altijd iets doorheen.

Centraal beheer begint daarom met een vaste procedure voor indiensttreding en uitdiensttreding. Bij een nieuwe medewerker staan vooraf de licentie, de groepen en de toegang tot teams en sites klaar. Bij een vertrekkende medewerker worden het account geblokkeerd, de mailbox veiliggesteld en de bestanden overgedragen.

Werk daarnaast met groepen in plaats van losse rechten per persoon. Een nieuwe collega op de afdeling Financiën komt in de groep Financiën en krijgt daarmee automatisch de juiste toegang. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten.

Beperk ook het aantal beheerders. Geef mensen alleen de rechten die ze voor hun taak nodig hebben. Twee tot drie goed ingerichte beheerrollen werken beter dan tien mensen die alles mogen.

Werkplekken en apparaten op één lijn

Beheer stopt niet bij het account. Ook de laptop, telefoon of tablet waarop iemand werkt, hoort erbij. Met Microsoft Intune stel je apparaten centraal in en houd je ze bijgewerkt. Een nieuwe laptop komt dan vrijwel gebruiksklaar binnen. De medewerker logt in en de juiste software en beveiligingsinstellingen staan er al op.

Een voorbeeld: een productiebedrijf met kantoor en magazijn heeft zowel vaste pc’s als gedeelde tablets. Zonder centraal beheer kost elk apparaat een halve dag handwerk. Met een vaste inrichting staat het apparaat in een uur klaar en gelden overal dezelfde regels, zoals schijfversleuteling en schermvergrendeling.

Bij De Koning ICT noemen we dit onderdeel van onze aanpak voor de moderne werkplek. Meer over hoe we werkplekken inrichten en begeleiden, lees je op onze pagina over werkplekken. Het doel is steeds hetzelfde: medewerkers kunnen overal veilig werken en jij hoeft niet elk apparaat apart te regelen.

Beveiliging en backup als vast onderdeel van beheer

Centraal beheer gaat ook over bescherming. Microsoft 365 biedt veel beveiligingsopties, maar die moeten wel aan staan en op elkaar zijn afgestemd. Denk aan meervoudige verificatie, beleid voor voorwaardelijke toegang en waarschuwingen bij verdachte aanmeldingen.

Een veelgemaakte denkfout is dat Microsoft ook de backup van jouw gegevens regelt. Microsoft zorgt voor de beschikbaarheid van de dienst. Jij blijft verantwoordelijk voor je eigen data. Een per ongeluk verwijderde map of een kwaadaardige versleuteling herstel je niet zomaar.

Daarom vullen wij Microsoft 365 aan met diensten van derden. Voor backup van Microsoft 365 gebruiken we AvePoint. Voor 24/7 bewaking door mensen zetten we Huntress in. Zo is je omgeving niet alleen goed ingesteld, maar ook beschermd als er toch iets misgaat. Meer over onze aanpak lees je bij beveiliging.

Het verschil tussen een losse en een centrale aanpak zie je in de tabel hieronder. Per onderdeel zie je wat er verandert als je het beheer centraal organiseert.

Dagelijkse controle in plaats van brandjes blussen

Centraal beheer is geen eenmalig project. Een omgeving blijft veranderen. Er komen nieuwe medewerkers, nieuwe apps en nieuwe dreigingen. Wie alleen ingrijpt als er iets stuk is, blijft achter de feiten aan lopen.

Proactief beheer betekent dat je elke dag kijkt. Zijn de backups gelukt? Zijn er vreemde inlogpogingen? Staan er apparaten die al weken geen updates hebben gehad? Zulke signalen zie je vaak vroeg, en dan los je ze op voordat een medewerker er last van heeft.

Wij controleren de omgevingen van onze klanten dagelijks. Als een backup mislukt, merken we dat dezelfde dag en niet pas op het moment dat je een bestand nodig hebt. Zo bouwen we aan structurele oplossingen en blussen we geen brandjes.

Leg daarnaast een vast ritme vast voor het bijhouden van licenties, rechten en gasttoegang. Eén keer per kwartaal samen kijken naar wat er is veranderd, houdt de omgeving netjes. Het hoeft niet veel tijd te kosten, als je het maar echt doet.

Zelf doen of samen met een partner

Niet elke organisatie hoeft het beheer uit te besteden. Heb je een ervaren beheerder voor ICT in huis die tijd heeft, dan kun je veel zelf. Voor veel bedrijven in het MKB met 50 tot 250 werkplekken ligt dat anders. De beheerder is vaak ook de helpdesk, de inkoper en de projectleider. Beheer van Microsoft 365 schuift dan naar de achtergrond.

Een partner neemt dat werk uit handen. Belangrijk is wel dat die partner past bij jouw organisatie. Let op een paar punten:

• Je krijgt direct een expert aan de lijn en geen robot.
• Je zit niet vast aan één leverancier, dus je blijft eigenaar van je omgeving en documentatie.
• De partner kent jouw omgeving en je bedrijfscontext.
• Afspraken over beheer, backup en incidenten zijn duidelijk vastgelegd.

De Koning ICT werkt met beheerde diensten op abonnement. Als familiebedrijf kiezen we bewust voor langetermijnrelaties. Daarbij horen eerlijke communicatie en een omgeving die we zelf ook goed genoeg vinden. Past de klik niet, dan beginnen we er liever niet aan. Ook de onderliggende infrastructuur kunnen we in dezelfde aanpak meenemen, zodat beheer niet bij Microsoft 365 ophoudt.

Rust in je omgeving van Microsoft 365

Centraal beheer maakt van Microsoft 365 een omgeving waar je op kunt bouwen. Accounts, apparaten, beveiliging en backup volgen dezelfde afspraken. Je weet wie wat doet en wat er gebeurt als er iets misgaat.

Je hoeft niet alles in één keer te veranderen. Begin met een overzicht van wie nu beheerdersrechten heeft en hoe indiensttreding en uitdiensttreding verlopen. Dat levert meestal al snel inzicht op. Wil je weten hoe jouw omgeving ervoor staat of hoe wij dit aanpakken, neem dan gerust contact op met De Koning ICT voor een vrijblijvend gesprek.

Veelgestelde vragen over microsoft 365 centraal beheren

Wat betekent centraal beheer van Microsoft 365 precies?

Het betekent dat gebruikers, rechten, apparaten, beveiliging en backup volgens één vaste aanpak worden beheerd. Er is een duidelijke eigenaar en wijzigingen worden vastgelegd. Zo voorkom je dat verschillende mensen onafhankelijk van elkaar instellingen aanpassen.

Is centraal beheer ook nodig voor een kleiner bedrijf?

Ja, ook bij een kleiner aantal medewerkers loop je dezelfde risico’s. Een vergeten account of een onbeveiligde laptop is bij 30 werkplekken net zo goed een probleem. Bij een kleiner bedrijf is de aanpak alleen eenvoudiger in te richten.

Moet ik Microsoft 365 uitbesteden om het centraal te beheren?

Nee, dat hoeft niet. Heb je een beheerder met voldoende tijd en kennis, dan kun je het zelf organiseren. Veel organisaties in het MKB kiezen toch voor een partner, omdat dagelijkse controle en snelle hulp bij incidenten veel tijd kosten.