Microsoft 365 licenties optimaliseren
De factuur voor Microsoft 365 is weer hoger dan vorige maand. Niemand weet precies waarom. Er is een nieuwe collega gestart, een stagiair kreeg een volledig pakket en een vertrokken medewerker heeft nog steeds een licentie. Zulke kleine posten tellen op. Bij organisaties met 50 tot 250 werkplekken loopt dat snel in de papieren.
De oplossing is zelden een grote bezuinigingsronde. Het gaat om overzicht, een paar duidelijke keuzes en een vast ritme. Zo haal je geld uit je licenties zonder dat medewerkers er iets van merken.
Waarom licentiekosten ongemerkt oplopen
Licenties worden zelden in één keer gekocht. Ze groeien mee met het bedrijf, net als je bedrijfsnetwerk en het aantal werkplekken. Een nieuwe collega krijgt het pakket dat de vorige ook had. Niemand vraagt of die functie dat pakket echt nodig heeft.
Neem een productiebedrijf met een kantoor en een werkvloer. De kantoormedewerkers werken de hele dag in Word, Excel en Outlook. De medewerkers in het magazijn lezen alleen een bericht in Teams en bekijken een rooster op een gedeelde terminal. Toch hebben ze allemaal dezelfde licentie, omdat dat bij de start zo is ingesteld.
Er zijn meer lekken. Accounts van vertrokken medewerkers blijven soms maanden actief. Tijdelijke krachten houden hun licentie na hun contract. Proefabonnementen en losse uitbreidingen blijven doorlopen, omdat niemand ze heeft opgezegd. Elk bedrag is klein, maar samen vormen ze een vast gat in je begroting.
Begin met een overzicht van wie wat gebruikt
Je kunt pas optimaliseren als je weet wat je hebt. Open het beheercentrum van Microsoft 365 en maak een lijst van alle gebruikers met hun licentie en hun laatste aanmelding. Dat kost een uur en levert vaak meteen iets op.
Let bij deze lijst op een aantal punten. Juist hier zit vaak de snelste besparing:
- accounts die al lange tijd niet zijn ingelogd
- gebruikers met meerdere licenties tegelijk
- licenties die aan gedeelde mailboxen of ruimtes hangen
- abonnementen die niemand meer herkent
Wees wel voorzichtig met accounts die lang stil staan. Iemand kan met zwangerschapsverlof zijn of een seizoenskracht zijn die in het voorjaar terugkomt. Vraag het daarom eerst na bij de leidinggevende. Een licentie weghalen is zo gedaan, maar een mailbox terughalen kost gedoe.
Een voorbeeld uit de praktijk: een kantoor met 120 medewerkers vond bij zo’n controle negen accounts van mensen die al een half jaar weg waren. Dat waren negen volledige licenties die nergens voor werden gebruikt. Zo’n ontdekking kost geen enkele functionaliteit.
Kies per functie het juiste licentieniveau
Na het overzicht komt de volgende vraag. Heeft iedereen eigenlijk het juiste pakket? Niet elke functie vraagt om dezelfde mogelijkheden. Je kunt medewerkers grofweg in groepen indelen en per groep een passende licentie kiezen.
| Type medewerker | Wat hij of zij nodig heeft | Mogelijke richting |
|---|---|---|
| Kantoormedewerker | Office apps, mail, Teams, bestanden | Standaard bedrijfslicentie met apps |
| Medewerker op de werkvloer | Mail, Teams, intranet, soms formulieren | Frontline licentie |
| Beheerder of medewerker met gevoelige gegevens | Extra beveiliging en apparaatbeheer | Pakket met beveiligingsfuncties |
| Gedeelde mailbox of ruimtemailbox | Alleen een postvak | Vaak geen eigen licentie |
Let op: Microsoft past pakketten, inhoud en prijzen regelmatig aan. Gebruik deze tabel dus als denkrichting en controleer altijd de actuele voorwaarden. Kijk ook naar de contractduur. Een maandelijks abonnement geeft meer ruimte om bij te sturen dan een jaarcontract.
Een eenvoudige vuistregel helpt: geef mensen wat ze dagelijks gebruiken, niet wat ze ooit misschien nodig hebben. Heeft iemand later meer nodig, dan schaal je zo weer op.
Let op overlap en op wat je niet wilt weghalen
Goedkoper is niet altijd beter. Een te zuinig pakket kan juist een gat slaan in je beveiliging of je back up. Een klassieke fout is terugschakelen naar een lichtere licentie en daarmee beveiligingsfuncties kwijtraken die je eigenlijk nodig had.
Microsoft 365 is een sterke basis, maar niet het hele verhaal. Bij de Koning ICT werken we met Modern Workplace+. Daarbij vullen we Microsoft 365 aan met clouddiensten van andere partijen. Denk aan AvePoint voor de back up van je gegevens in Microsoft 365 en Huntress voor monitoring door mensen, dag en nacht. Die diensten vervangen geen licentie. Ze maken je omgeving veiliger en herstelbaar.
Daarom kijken we bij optimalisatie naar het geheel. Betaal je dubbel voor iets wat je pakket al bevat? Dan schrap je de dubbele post. Mis je iets wat je pakket niet bevat? Dan vul je dat bewust aan. Meer over deze aanpak lees je op onze pagina over beveiliging.
Een voorbeeld: een organisatie wilde besparen door alle medewerkers een lager pakket te geven. Bij nader inzien bleek dat daarmee het apparaatbeheer wegviel. Laptops konden niet meer op afstand worden beveiligd. De besparing was dus schijn. Ze hielden voor de kantoormedewerkers het oorspronkelijke pakket en kozen alleen voor de werkvloer een lichtere variant.
Maak licentiebeheer een vast ritme
Eén keer opschonen helpt, maar na een jaar staat alles weer scheef. Het gaat erom dat licenties een vast onderdeel worden van hoe je mensen in dienst neemt, laat doorgroeien en laat vertrekken.
Dit kun je vastleggen in je vaste werkwijze. Denk aan de volgende afspraken:
Bij indiensttreding krijgt iemand de licentie die bij de functie hoort. Bij een functiewissel controleert de beheerder of het pakket nog past. Bij uitdiensttreding wordt de licentie op de laatste werkdag ingetrokken, nadat de gegevens zijn veiliggesteld. Elk kwartaal loop je de lijst nog eens door.
Met groepsgebaseerde licentietoewijzing kun je dit voor een groot deel automatiseren. Je koppelt een licentie aan een groep, bijvoorbeeld alle kantoormedewerkers. Wie in de groep komt, krijgt de licentie. Wie eruit gaat, raakt hem kwijt. Dat scheelt handwerk en voorkomt vergeetachtigheid.
Voor veel bedrijven in het MKB is dit lastig om er zelf bij te doen. Je IT beheerder heeft al genoeg te doen met storingen en vragen van collega’s. Als ICT partner met 25 jaar ervaring als Microsoft partner nemen wij dit graag mee in ons werkplekbeheer. We controleren omgevingen proactief en grijpen in voordat er problemen ontstaan. Een kwartaalcontrole van je licenties past daar prima in.
Grip op je licenties houden
Licenties optimaliseren draait niet om zo laag mogelijke kosten. Het draait om betalen voor wat je gebruikt en gebruiken wat je nodig hebt. Begin met een overzicht, deel medewerkers in op functie en let op wat je niet wilt verliezen. Leg daarna een vast ritme vast, zodat het geen eenmalige actie blijft.
Wil je weten waar in jouw omgeving ruimte zit? De Koning ICT kijkt graag vrijblijvend met je mee. Je spreekt direct met een expert, zonder robots ertussen. We doen het goed óf we doen het niet.
Veelgestelde vragen over microsoft 365 licenties optimaliseren
Hoe vaak moet ik mijn Microsoft 365 licenties controleren?
Een controle per kwartaal is voor de meeste organisaties een goed ritme. Bij snelle groei of veel wisselend personeel kijk je vaker. Controleer in elk geval bij elke uitdiensttreding of de licentie is ingetrokken.
Kan ik tussentijds licenties verminderen?
Dat hangt af van je abonnement. Bij een maandelijkse betaling kun je meestal elke maand bijsturen. Bij een jaarcontract gelden vaak andere regels. Kijk daarom eerst in je contract of vraag je leverancier naar de voorwaarden voordat je licenties opzegt.
Heeft een gedeelde mailbox een eigen licentie nodig?
Meestal niet. Een gedeelde mailbox werkt in veel gevallen zonder eigen licentie. Heb je extra opslag of aanvullende functies nodig, dan kan dat anders zijn. Controleer dit bij de actuele voorwaarden van Microsoft.
