Onderdelen van een moderne ICT-werkplek

Het is maandagochtend en er start een nieuwe collega. De laptop ligt klaar, maar het account werkt nog niet. De telefoon is niet gekoppeld en niemand weet tot welke mappen hij toegang heeft. Zo’n start kost uren en geeft meteen een rommelig eerste beeld.

Vaak ligt dat niet aan één onderdeel, maar aan de samenhang. Een moderne ICT-werkplek bestaat uit meerdere lagen die op elkaar aansluiten. Hieronder loop je langs die lagen, zodat je ziet waar jouw organisatie moet beginnen.

Hardware en randapparatuur als fundament

Alles begint bij het apparaat waarop iemand werkt. Dat is meestal een laptop, vaak aangevuld met een extra scherm, dockingstation en headset, die samen via het bedrijfsnetwerk met de rest van de organisatie verbonden zijn. Een goed apparaat is snel genoeg voor het werk dat de medewerker echt doet. Een collega op de financiële afdeling heeft andere eisen dan iemand die onderweg offertes maakt.

Hardwarekeuzes bepalen ook hoe veilig en stabiel de werkplek is. Oudere apparaten krijgen geen updates meer of ondersteunen moderne beveiligingsfuncties niet. Een laptop met een trage schijf zorgt bovendien voor dagelijkse irritatie. Medewerkers gaan dan zelf oplossingen zoeken, zoals privéapparaten of losse apps.

Een praktisch voorbeeld: een organisatie met vijftig werkplekken kiest één of twee standaardmodellen. Voorraad, vervanging en configuratie worden daardoor een stuk eenvoudiger. De Koning ICT is partner van HP en levert hardware en randapparatuur als onderdeel van de werkplek. Zo kijk je niet naar losse aankopen, maar naar een geheel dat past bij je medewerkers. Meer over deze aanpak lees je op de pagina over werkplekken.

Microsoft 365 als gezamenlijke werkomgeving

De tweede laag is de software waarmee mensen samenwerken. Bij de meeste organisaties in het MKB is dat Microsoft 365. Het bevat e-mail, agenda, bestandsopslag en Teams voor overleg en chat. Alles draait in de cloud, dus medewerkers werken op kantoor, thuis of onderweg met dezelfde gegevens.

De inrichting maakt hier het verschil. Denk aan een logische mappenstructuur in SharePoint, duidelijke regels over wie wat mag zien en een overzichtelijke opzet van Teams. Zonder die afspraken groeit de omgeving snel uit tot een wirwar. Mensen slaan bestanden op hun bureaublad op en mailen versies heen en weer.

Ook telefonie hoort bij deze laag. Via Teams bellen medewerkers met het zakelijke nummer, op laptop of mobiel. Een buitendienstmedewerker blijft zo bereikbaar zonder aparte telefooncentrale. De Koning ICT biedt dit aan binnen Modern workplace+, waarbij Microsoft 365 wordt aangevuld met AvePoint en Huntress. Het bedrijf is al 25 jaar partner van Microsoft, dus de kennis van het platform is breed.

Beveiliging die met de medewerker meebeweegt

Een werkplek buiten het kantoor heeft andere bescherming nodig dan een pc achter een firewall. Beveiliging zit daarom op meerdere plekken tegelijk. Het apparaat, het account en de gegevens moeten alle drie beschermd zijn.

Voor het apparaat zijn beheer en detectie belangrijk. Microsoft Intune zorgt dat instellingen en updates op alle laptops gelijk zijn. Tools zoals Huntress en Palo Alto Cortex letten op verdachte activiteit. Stel dat een medewerker per ongeluk een besmette bijlage opent. Goede detectie ziet het afwijkende gedrag en helpt de schade te beperken voordat die zich verspreidt.

Dan is er nog back-up. Gegevens in Microsoft 365 zijn niet vanzelf veilig tegen verwijderen of ransomware. Met oplossingen zoals AvePoint en Rubrik zet je gegevens terug als er iets misgaat. Tot slot blijft de mens een belangrijke schakel. Training en bewustwording helpen medewerkers om phishing te herkennen.

Meer over deze lagen vind je op de pagina over beveiliging. De Koning ICT is gecertificeerd volgens ISO 27001, wat laat zien dat informatiebeveiliging structureel is geregeld.

Netwerk en verbinding

De mooiste werkplek is weinig waard als de verbinding hapert. Op kantoor draait alles via bekabeling en wifi. Een slecht ingericht wifinetwerk zorgt voor stotterende videogesprekken in Teams. Bij meerdere vestigingen komt daar iets bij: de locaties moeten veilig en stabiel met elkaar verbonden zijn.

Thuis en onderweg loopt het verkeer over andere netwerken. Dan zijn veilige verbindingen en goede toegangsregels extra belangrijk. Een firewall aan de rand van het netwerk filtert het verkeer en houdt ongewenste bezoekers buiten. De Koning ICT werkt hiervoor met topmerken zoals Cisco en Palo Alto Networks. Het bedrijf is al 22 jaar partner van Cisco.

Denk aan een bedrijf met twee kantoren waar bestanden traag openen. Men vermoedt dat de cloud te langzaam is. De oorzaak blijkt een overbelaste verbinding tussen de locaties. Na een aanpassing van het netwerk is het probleem verdwenen.

Werken sommige toepassingen nog lokaal of in Azure? Dan speelt ook de onderliggende infrastructuur een rol in hoe soepel de werkplek aanvoelt.

Beheer en ondersteuning

De laatste laag is vaak de minst zichtbare. Toch bepaalt die of de werkplek over drie jaar nog goed werkt. Beheer betekent dat updates, licenties en nieuwe accounts netjes worden geregeld. Bij proactief beheer wacht je niet tot er iets stuk gaat. Je ziet problemen aankomen en lost ze op voordat iemand ze merkt.

Daarnaast hebben medewerkers een plek nodig waar ze hulp krijgen. Een ticketsysteem zorgt dat elke vraag wordt vastgelegd en opgevolgd. Zo raakt niets zoek in appjes of losse mails. Persoonlijke ondersteuning blijft daarbij belangrijk. Mensen willen een bekende stem aan de lijn, geen anoniem loket.

Een voorbeeld: een laptop meldt dat de schijf bijna vol is. Bij proactief beheer ziet de beheerder dat op tijd. De medewerker hoeft dus niet vast te lopen midden in een drukke week. Bij De Koning ICT valt dit onder werkplekbeheer met abonnementen voor beheerde diensten. Voor incidenten is er 24/7 incident management. Daarbij put het team uit ervaring met meer dan 50.000 werkplekmigraties.

Een werkplek is meer dan losse onderdelen

Een moderne ICT-werkplek bestaat uit hardware, Microsoft 365, beveiliging, netwerk en beheer. Elk onderdeel werkt pas goed als de rest meebeweegt. Daarom loont het om de lagen samen te bekijken in plaats van ze los te kopen.

Wil je weten welk onderdeel bij jouw organisatie de meeste aandacht vraagt? De Koning ICT denkt graag met je mee, vanuit de situatie zoals die nu is. Je kunt vrijblijvend contact opnemen voor een eerste gesprek. We doen het goed óf we doen het niet.

Veelgestelde vragen over onderdelen van een moderne ict-werkplek