Voordelen van een moderne werkplek

Het is maandagochtend en een medewerker kan niet inloggen. Een collega zit thuis met een ziek kind en kan niet bij de projectmap. De ICT beheerder is de hele dag bezig met brandjes blussen. Intussen groeit het aantal appjes van mensen die vragen wanneer het weer werkt.

Veel organisaties kennen dit beeld. De werkplek is jaren geleden ingericht en daarna steeds een beetje aangepast. Het werkt nog wel, maar het kost steeds meer moeite. Een moderne werkplek pakt dat anders aan. In dit artikel lees je welke voordelen dat in de praktijk oplevert.

Werken waar en wanneer het past

Een moderne werkplek is niet gebonden aan één kantoor of één computer. Medewerkers loggen in op hun eigen account en hebben direct hun bestanden, mail en agenda. Dat werkt op kantoor, thuis en bij een klant, zolang er een betrouwbaar bedrijfsnetwerk onder ligt.

Neem een buitendienstmedewerker die tussen twee afspraken een offerte moet aanpassen. Met een traditionele opzet moet hij terug naar kantoor of een verbinding opzetten die vaak traag is. Met Microsoft 365 opent hij het document in de cloud en past het ter plekke aan. Zijn collega ziet de wijziging meteen.

Ook bellen verandert. Bij de Modern workplace+ van De Koning ICT loopt telefonie via Teams. Je bent bereikbaar op je eigen nummer, ook als je niet achter je bureau zit. Een klant merkt daar niets van, maar voor je medewerker scheelt het een hoop gedoe.

Dit is meer dan gemak. Medewerkers die hun werk goed kunnen doen, zijn minder gefrustreerd. Veel organisaties merken dat ook terug in hun verloop en ziekteverzuim. Wil je weten hoe zulke werkplekken er bij ons uitzien, kijk dan op onze pagina over werkplekken.

Minder storingen en snellere hulp

Een oude werkplek vraagt veel handwerk. Updates worden uitgesteld, want niemand wil dat de computer net voor een deadline herstart. Zo blijven kleine problemen liggen tot ze groot worden.

Bij een moderne werkplek gaat dit anders. Updates en instellingen worden centraal en op een rustig moment uitgerold. Een laptop die ’s nachts is bijgewerkt, staat de volgende ochtend gewoon klaar. Proactief beheer betekent dat een probleem vaak al wordt opgelost voordat de medewerker het opmerkt.

Gaat er toch iets mis, dan wil je snel geholpen worden. Daarom werken wij met een ticketsysteem en persoonlijke ondersteuning. Een melding verdwijnt dus niet in een mailbox. Bovendien spreekt je medewerker iemand die de omgeving kent. Bij ons ben je geen nummertje. Dat is een bewuste keuze, want we houden ons team niet voor niets bewust klein.

Een voorbeeld uit de praktijk: een boekhouder meldt op de laatste dag van de maand dat zijn laptop traag is. Een beheerder die de omgeving kent, ziet snel wat er speelt. Hij hoeft niet eerst uit te zoeken hoe de werkplek in elkaar zit. Dat bespaart tijd op momenten dat tijd telt.

Veiligheid is onderdeel van de werkplek

Veel bedrijven zien beveiliging als iets wat er later bij komt. Bij een moderne werkplek is het juist de basis. Je regelt het niet los, maar bouwt het in vanaf het begin.

Dat begint bij het beheer van apparaten. Met Microsoft Intune bepaal je welke laptops en telefoons toegang krijgen tot bedrijfsgegevens. Raakt een laptop kwijt in de trein, dan wis je de bedrijfsgegevens op afstand. Zonder zo’n systeem moet je hopen dat de vinder eerlijk is.

Daarnaast kijken tools als Huntress en Palo Alto Cortex mee op de werkplek. Ze signaleren verdachte activiteit, zoals een account dat midden in de nacht vanuit het buitenland inlogt. Een medewerker klikt weleens op een phishingmail, dat gebeurt iedereen. Het verschil zit in hoe snel je het ziet en wat je dan doet.

Ook back up hoort erbij. Gegevens in Microsoft 365 zijn niet automatisch ook gebackupt. Met AvePoint zorg je dat je verwijderde of beschadigde bestanden kunt terughalen. Dat voorkomt een flinke schrik na een foutieve actie of een aanval.

Wij hebben een ISO 27001 certificering en bieden 24/7 incident management. Meer over onze aanpak lees je op de pagina over beveiliging. Voor jou betekent het dat veiligheid geen losse activiteit is, maar een vast onderdeel van hoe de werkplek werkt.

Meer grip op kosten

Een moderne werkplek werkt meestal met een abonnement. Je betaalt een vast bedrag per gebruiker per maand. Dat maakt de kosten voorspelbaar. Je krijgt geen onverwachte rekening omdat een server aan vervanging toe is.

Kijk bijvoorbeeld naar een nieuwe medewerker. Bij een oude opzet moet je een computer inrichten, software installeren en rechten handmatig instellen. Dat kost al snel een halve dag. Met een standaard ingerichte werkplek is de laptop in korte tijd klaar. De nieuwe collega kan op de eerste dag aan de slag.

Ook verborgen kosten nemen af. Denk aan tijd die verloren gaat met zoeken naar bestanden, wachten op een herstart of een uitgevallen verbinding. Die uren zie je niet op een factuur, maar ze tellen wel mee. Als vijftig medewerkers elk een kwartier per week kwijt zijn aan gedoe, loopt dat flink op.

Let wel op de voorwaarden. Sommige aanbieders binden je met lange contracten en gesloten systemen. Wij werken zonder vendor lock in. Je kunt dus altijd van koers veranderen, wat aan de samenwerking een open en eerlijk karakter geeft.

Een werkplek die meegroeit

Organisaties veranderen. Er komt een tweede vestiging, een team groeit of een afdeling krijgt tijdelijk extra krachten. Bij een traditionele opzet betekent dat vaak nieuwe hardware, extra licenties en een lange inrichting.

Een moderne werkplek is flexibeler. Je voegt een gebruiker toe of haalt hem weg zonder dat je de hele omgeving hoeft aan te passen. Je betaalt alleen voor wat je gebruikt. Een seizoenskracht die drie maanden meewerkt, krijgt een account en een laptop en dat is het.

Voor meerdere locaties geldt hetzelfde. Medewerkers in Houten en collega’s in een andere stad werken in dezelfde omgeving. Ze delen bestanden en voeren gezamenlijk vergaderingen. Een goed fundament eronder, zoals je leest bij onze aanpak voor infrastructuur, zorgt dat dit stabiel blijft.

We doen dit werk al jaren. Ons team begeleidde meer dan 50.000 werkplekmigraties en is al 25 jaar Microsoft partner. Die ervaring helpt om overstappen rustig en zonder verrassingen te laten verlopen. We weten waar het vaak misgaat en bereiden dat vooraf voor.

Kies een werkplek die past bij jouw organisatie

De voordelen van een moderne werkplek liggen in het dagelijks werk. Medewerkers komen sneller aan de slag en krijgen sneller hulp. Gegevens zijn beter beschermd en de kosten blijven overzichtelijk. En als je organisatie verandert, groeit de werkplek mee.

Elke organisatie is anders. Daarom begin je niet met een standaardpakket, maar met een eerlijk gesprek over hoe jullie werken. Heb je vragen over jouw situatie? De Koning ICT denkt graag met je mee, zonder verplichtingen en zonder verkooppraatjes.

Veelgestelde vragen over voordelen van een moderne werkplek

Voor welke organisaties is een moderne werkplek geschikt?

Een moderne werkplek past bij vrijwel elke organisatie waar mensen met computers werken. Wij richten ons vooral op MKB organisaties met ongeveer 50 tot 250 werkplekken. Ook voor grotere organisaties is het goed toepasbaar. De inrichting hangt af van jullie manier van werken.

Is thuiswerken op een moderne werkplek veilig?

Ja, mits de beveiliging goed is ingericht. Met apparaatbeheer, extra inlogcontrole en monitoring houd je zicht op wie waarbij kan. Raakt een laptop kwijt, dan wis je de bedrijfsgegevens op afstand. Zonder deze maatregelen is thuiswerken juist risicovoller.

Moet ik al mijn computers vervangen?

Niet altijd. Eerst bekijken we welke apparaten nog geschikt zijn. Veel recente laptops kunnen prima mee in de nieuwe omgeving. Oudere apparaten die niet aan de eisen voldoen, vervang je geleidelijk. Zo houd je de investering beheersbaar.