Wat is een cloudwerkplek?

Een medewerker werkt vanuit huis en kan ineens niet bij een bestand. De server staat op kantoor en de VPN verbinding hapert. Even later belt hij de ICT afdeling, die net met iets anders bezig is.

Zulke momenten maken veel organisaties nieuwsgierig naar een cloudwerkplek. Toch gebruiken leveranciers de term op verschillende manieren. Daardoor is het lastig te zien wat je precies koopt. Hieronder lees je wat een cloudwerkplek is, hoe hij is opgebouwd en waar je op let bij de overstap.

Een cloudwerkplek in gewone woorden

Een cloudwerkplek is een werkomgeving die niet draait op een server op kantoor. Hij draait op een cloudplatform, zoals Microsoft 365 of Azure. Medewerkers loggen via een veilige netwerkverbinding in met hun eigen account. Daar vinden ze hun mail, bestanden, chat en programma’s.

Het verschil zit in de plek waar alles staat. Bij een traditionele werkplek staan data en applicaties op eigen apparatuur in het kantoor. Bij een cloudwerkplek staan ze in een beveiligd datacenter van een grote partij. Je maakt er via internet veilig verbinding mee.

Een voorbeeld uit de praktijk. Een administratief medewerker begint op maandag bij een bedrijf met 80 werkplekken. Ze krijgt een laptop en logt in met haar account. Binnen enkele minuten ziet ze haar mail, haar Teamskanalen en de juiste mappen. Niemand hoeft software te installeren of een oud pc profiel over te zetten.

Zo is een cloudwerkplek opgebouwd

Een cloudwerkplek bestaat uit vier lagen die samenwerken. Is één laag zwak, dan merk je dat direct in het dagelijks werk.

De eerste laag is identiteit. Elke medewerker heeft een persoonlijk account met meervoudige verificatie. Dat account bepaalt waar iemand wel en niet bij mag.

De tweede laag is het apparaat. Dat is een laptop of pc die centraal wordt beheerd, bijvoorbeeld met Microsoft Intune. Updates en instellingen gaan dan automatisch naar alle apparaten.

De derde laag is data en applicaties. Bestanden staan in OneDrive en SharePoint en mail staat in Exchange Online. Samenwerken gaat via Teams, ook met mensen buiten je organisatie.

De vierde laag is beveiliging en herstel. Denk aan bewaking van verdachte inlogpogingen en een backup waarmee je data terugzet. Meer over dit onderwerp lees je op onze pagina over beveiliging.

Een voorbeeld laat zien waarom dit telt. Een laptop blijft liggen in de trein. Er staan geen bedrijfsgegevens lokaal en het apparaat is op afstand te wissen. Het is dan een hardwareprobleem en geen datalek.

Verschillende vormen van een cloudwerkplek

Niet elke cloudwerkplek ziet er hetzelfde uit. In de praktijk kom je drie vormen tegen.

De eerste vorm is de werkplek op basis van Microsoft 365. Apps, mail en bestanden staan in de cloud. De laptop draait gewoon Windows en wordt centraal beheerd. Voor kantoorwerk is dit de meest gekozen variant, omdat medewerkers weinig verschil merken met hun oude werkplek.

De tweede vorm is de virtuele desktop. De complete Windows omgeving draait dan in de cloud. Medewerkers halen die op via hun scherm. Dit past bij zware of oudere bedrijfssoftware. Denk aan een productiebedrijf met een planningspakket dat snel moet blijven werken, ook vanuit huis.

De derde vorm is een hybride opzet. Een deel draait in de cloud en een deel blijft op een eigen server. Dat kan nodig zijn door een machine, een koppeling of een applicatie die niet zomaar verhuist. Dit is geen halve oplossing. Het is vaak de nuchterste keuze.

Welke vorm past, hangt af van je software en je manier van werken. Onze aanpak voor werkplekken begint daarom altijd met de vraag wat jouw mensen dagelijks doen.

Voor welke organisaties past een cloudwerkplek?

Een cloudwerkplek past goed bij organisaties die flexibel willen werken. Denk aan een bedrijf met twee vestigingen en een groep thuiswerkers. Iedereen werkt in dezelfde omgeving, ongeacht de locatie. Een nieuwe collega is sneller productief, omdat de inrichting al klaarstaat.

Ook groeiende organisaties plukken er de vruchten van. Een bedrijf van 60 naar 120 medewerkers hoeft geen extra servers te kopen. Je voegt accounts en licenties toe en rolt een nieuwe laptop uit. Verlaat iemand het bedrijf, dan sluit je het account in één handeling af.

Toch is een cloudwerkplek niet voor iedereen de beste keuze. Draait je belangrijkste applicatie alleen op een eigen server, dan is een hybride opzet vaak slimmer. Heb je op een locatie een slechte internetverbinding, dan moet je eerst daar iets aan doen. Wij zeggen dat liever eerlijk vooraf. Ons motto is niet voor niets dat we het goed doen of niet doen.

De Koning ICT richt zich op MKB organisaties met ongeveer 50 tot 250 werkplekken. Juist in dat segment zien we dat een goed ingerichte cloudwerkplek veel rust geeft. De ICT omgeving wordt overzichtelijk en beheer gaat proactief in plaats van brandjes blussen.

Dit komt kijken bij de overstap

Een overstap naar een cloudwerkplek is meer dan bestanden verhuizen. Een goede aanpak verloopt in een paar duidelijke stappen.

Eerst breng je in kaart welke applicaties, bestanden en rechten er nu zijn. Je ontdekt dan vaak programma’s waar niemand meer aan dacht. Een kleine boekhoudkoppeling of een oude scanner met een eigen netwerkmap is een bekend voorbeeld.

Daarna bepaal je de inrichting. Je kiest hoe accounts, rechten en apparaten worden beheerd. Ook kijk je naar de onderliggende infrastructuur, zoals Azure, als een deel van de omgeving in de cloud moet draaien.

Vervolgens controleer je het netwerk. Een cloudwerkplek is zo stabiel als de verbinding waarop hij draait. Een kantoor met een wankele wifi of een te lichte lijn merkt dat direct. Dan loont het om eerst het netwerk op orde te brengen.

Daarna volgt de migratie zelf. Die plan je liefst buiten kantoortijden, zodat medewerkers op maandag gewoon verder kunnen. De Koning ICT heeft meer dan 50.000 werkplekmigraties begeleid. Die ervaring helpt om valkuilen vooraf te zien en niet pas op de dag zelf.

Tot slot vraagt de overstap aandacht voor mensen. Medewerkers moeten weten hoe ze inloggen, waar bestanden staan en wie ze bellen bij een vraag. Een korte uitleg en een duidelijk aanspreekpunt voorkomen veel losse meldingen in de eerste weken.

Aan de slag met een cloudwerkplek

Een cloudwerkplek is een werkomgeving die los staat van een plek of een apparaat. Je account, je data en je beveiliging vormen samen het fundament. Het resultaat is een werkplek die meegroeit, makkelijker te beheren is en overal veilig werkt.

Twijfel je of dit past bij jouw organisatie? Dan helpen we je graag om de situatie eerst nuchter in kaart te brengen. Neem vrijblijvend contact op met De Koning ICT voor een persoonlijk gesprek over jouw werkplekken.

Veelgestelde vragen over wat is een cloudwerkplek

Is een cloudwerkplek veilig?

Ja, mits de inrichting klopt. Een veilige cloudwerkplek gebruikt meervoudige verificatie, centraal beheerde apparaten en bewaking van verdachte activiteit. Ook een goede backup hoort erbij. De veiligheid hangt dus vooral af van hoe de omgeving is ingericht en beheerd.

Kan ik mijn bestaande software gebruiken in een cloudwerkplek?

Meestal wel. Veel programma’s werken prima in de cloud of via een virtuele desktop. Bij oudere of sterk gekoppelde software moet je dit vooraf testen. Soms is een hybride opzet de beste oplossing.

Wat kost een cloudwerkplek?

Dat verschilt per organisatie. De kosten hangen af van het aantal medewerkers, de licenties, de apparaten en de mate van beheer. Meestal betaal je een vast bedrag per gebruiker per maand. Daardoor weet je beter wat je uitgeeft dan bij losse aanschaf en reparaties.