Wat is een moderne werkplek?

Het is maandagochtend. Eén collega werkt thuis, een tweede zit bij een klant en een derde is op kantoor. Alle drie hebben dezelfde bestanden nodig. Bij de één loopt de verbinding vast, bij de ander ontbreekt een koppeling en de derde wacht op een nieuwe laptop.

Veel organisaties noemen hun werkplek modern omdat er laptops en Microsoft 365 zijn. Medewerkers merken daar in de praktijk vaak weinig van. Hieronder lees je wat een moderne werkplek echt is en waar je het aan herkent.

Een moderne werkplek begint bij werk, niet bij apparaten

Een moderne werkplek is een werkomgeving waarin medewerkers veilig kunnen werken op elke plek en op elk apparaat. Ze hebben via een goed ingericht bedrijfsnetwerk overal dezelfde toegang tot bestanden, collega’s en applicaties. De ICT afdeling hoeft er niet bij elke stap tussen te zitten.

Neem een bedrijf met tachtig medewerkers. De planner zit op kantoor, de monteur is onderweg en de verkoper werkt twee dagen thuis. Bij een traditionele opzet heeft elk van hen een eigen oplossing nodig. Er is een VPN, een gedeelde schijf op de server en een losse telefoon. Bij een moderne werkplek werken ze alle drie in dezelfde omgeving, met dezelfde inlog en dezelfde mappen.

Je kunt het zien als drie lagen. De eerste laag is de techniek: apparaten, accounts en software. De tweede laag is de beveiliging, die ervoor zorgt dat vrij werken geen risico wordt. De derde laag is het beheer, dat alles actueel en werkend houdt. Ontbreekt één laag, dan werkt het geheel niet goed.

De bouwstenen: apparaat, account, samenwerking en telefonie

Een moderne werkplek bestaat uit een paar vaste onderdelen. Het eerste is het apparaat. Dat is meestal een laptop met Windows, die centraal wordt ingericht en beheerd, bijvoorbeeld met Microsoft Intune. Een nieuwe medewerker pakt de laptop uit, meldt zich aan en de juiste instellingen staan er al op.

Het tweede onderdeel is het account. Elke medewerker heeft één identiteit, beveiligd met meervoudige verificatie. Met dat ene account werkt hij in alle toepassingen. Dat scheelt wachtwoorden en het maakt toegang eenvoudig in te trekken als iemand vertrekt.

Het derde onderdeel is samenwerking. Met Microsoft 365 werk je in Teams, SharePoint en OneDrive aan dezelfde documenten. Een offerte die twee collega’s tegelijk bewerken is een goed voorbeeld. Er gaan geen bijlagen heen en weer en er bestaat maar één versie.

Het vierde onderdeel is telefonie. Via Teams bel je met je zakelijke nummer, ook als je thuis zit of onderweg bent. De receptie kan gesprekken doorzetten naar een collega op een andere locatie.

Bij De Koning ICT noemen we deze combinatie Modern workplace+. Het is Microsoft 365 aangevuld met AvePoint en Huntress, inclusief telefonie via Teams. Meer over onze aanpak lees je op de pagina over werkplekken. Wij werken al 25 jaar samen met Microsoft en ook met HP als hardwarepartner. Daardoor kennen we de combinatie van apparaat en software goed.

Beveiliging hoort in de werkplek ingebouwd te zijn

Wie overal kan werken, loopt ook overal risico. Een laptop blijft in de trein liggen. Een medewerker klikt op een nepmail die lijkt op een factuur. Een privételefoon heeft ineens toegang tot bedrijfsmail. Een moderne werkplek houdt rekening met deze situaties.

Bij een verloren laptop gebeurt dan het volgende. De schijf is versleuteld en het apparaat kan op afstand worden gewist. De gegevens liggen toch al in de cloud, dus de medewerker werkt na een uur weer op een vervangend toestel. Zonder die voorbereiding is een verloren laptop een datalek.

Beveiliging bestaat uit meer dan een virusscanner. Denk aan beleid dat bepaalt welke apparaten toegang krijgen en aan meervoudige verificatie. Ook detectie van verdachte activiteit hoort erbij, bijvoorbeeld met Huntress of Palo Alto Cortex. Een goede back up van je Microsoft 365 gegevens, bijvoorbeeld met AvePoint, vangt de fouten op die dan nog overblijven.

De mens blijft de zwakste schakel. Daarom hoort training en bewustwording bij een moderne werkplek. Wie weet hoe phishing eruitziet, voorkomt de meeste incidenten. Meer over onze aanpak vind je bij beveiliging.

Beheer maakt het verschil tussen modern en half af

Veel werkplekken zijn modern bij de oplevering en verouderd na een jaar. Updates blijven liggen, licenties lopen niet meer synchroon en instellingen verschillen per laptop. Beheer voorkomt dat. Het is het onderdeel dat medewerkers niet zien, maar dat ze elke dag merken.

Proactief beheer betekent dat een ICT partner problemen ziet voordat de medewerker ze meldt. Een schijf die vol raakt of een update die mislukt, wordt opgepakt zonder dat iemand belt. Als er toch iets misgaat, meld je dat via een ticketsysteem en helpt een vast aanspreekpunt je verder. Bij ernstige incidenten is 24/7 incident management belangrijk.

De tabel laat zien wat de medewerker merkt en wat er op de achtergrond gebeurt. Zo zie je in één oogopslag waarom goed beheer zo veel uitmaakt.

Dit is ook waar wij ons onderscheiden. Bij De Koning ICT ben je geen nummertje. We kennen je omgeving en je mensen, en we werken zonder dat je vastzit aan één leverancier.

Wat een moderne werkplek niet is

Een moderne werkplek is geen product dat je eenmalig koopt. Het is een manier van werken die je blijft onderhouden. Organisaties die dat vergeten, zitten na twee jaar weer met een verouderde omgeving.

Het is ook niet per se alles in de cloud. Veel bedrijven houden een deel van hun systemen lokaal, bijvoorbeeld voor een machinebesturing of een oud boekhoudpakket. Dat kan prima, zolang de koppeling met de rest veilig en overzichtelijk is. Over de keuze tussen lokaal, cloud en hybride lees je meer bij infrastructuur.

Tot slot is een moderne werkplek niet voor iedereen hetzelfde. Een administratief medewerker heeft andere behoeften dan een monteur met een tablet of een directeur die veel reist. De juiste inrichting begint daarom met de vraag hoe mensen werken. Een standaardpakket dat voor iedereen hetzelfde is, past meestal niemand echt goed.

Een voorbeeld: een groothandel met 120 medewerkers gaf iedereen dezelfde laptop. De magazijnmedewerkers hadden die nauwelijks nodig en de verkopers misten een tweede scherm. Na een inventarisatie kregen beide groepen een eigen opstelling, binnen dezelfde beheerde omgeving. De kosten bleven gelijk en de tevredenheid ging omhoog.

Zo bepaal je of jouw werkplek al modern is

Je hoeft geen audit te doen om een eerste indruk te krijgen. Stel jezelf een paar eenvoudige vragen. Kunnen medewerkers op elke plek veilig bij hun bestanden? Is een nieuwe laptop binnen een dag klaar voor gebruik? Weet je zeker dat een verloren apparaat geen risico vormt?

Kun je daar niet drie keer ja op zeggen, dan is er winst te halen. Dat betekent niet dat je alles moet vervangen. Vaak begint de verbetering met het goed inrichten van wat er al is, zoals Microsoft 365, en met duidelijk beheer.

Wil je weten waar jouw organisatie staat? De Koning ICT denkt graag met je mee, vanuit Houten en met kennis van jouw omgeving. Neem gerust vrijblijvend contact op als je wilt sparren over de volgende stap.

Veelgestelde vragen over wat is een moderne werkplek

Wat is het verschil tussen een moderne werkplek en een gewone werkplek?

Bij een gewone werkplek zijn apparaten en bestanden gebonden aan het kantoor. Een moderne werkplek is plaatsonafhankelijk, centraal beheerd en beveiligd. Medewerkers werken overal met dezelfde toegang en dezelfde instellingen.

Heb ik Microsoft 365 nodig voor een moderne werkplek?

Het is niet verplicht, maar het is voor veel MKB bedrijven een logische basis. Microsoft 365 combineert mail, bestanden, samenwerking, telefonie en beveiligingsopties in één omgeving. Dat maakt beheer overzichtelijker.

Is een moderne werkplek ook geschikt voor kleinere bedrijven?

Ja, zeker. Juist bedrijven zonder eigen ICT afdeling hebben baat bij centraal beheer en ingebouwde beveiliging. Met een beheerde dienst heb je de kennis van een ICT partner zonder zelf mensen aan te nemen.